Conexão do Power BI, MS Excel e Fluxo de Dados às Listas Online do SharePoint

As Listas do SharePoint, em muitos e variados casos, podem constituir boas fontes de dados em projetos de BI de pequeno ou até médio volume de dados. Elas são relativamente simples de se criar e configurar, e acessíveis no sentido de receber atualizações ou correções na medida das necessidades. Enfim, são práticas, e podem fornecer dados complementares de forma simples e dinâmica.

A conexão do Power BI Desktop, ou de um Fluxo de Dados à estas listas, é relativamente simples, também, em virtude do ambiente integrado das soluções Microsoft, que faz com que haja um conector específico e pronto para esta finalidade.

O primeiro ponto necessário para realizar tal conexão, é a obtenção da URL correta do serviço do SharePoint no qual a Lista desejada está armazenada. Para tal, deve-se observar a página aberta no navegador, e então, a barra de endereços:

Um erro bastante comum, é o de copiar todo o endereço que estiver aparecendo, e não o tratar; pois não é todo o conjunto de caracteres explícito que constitui o endereço padrão. É necessário conferir as configurações em cada caso, mas, quase sempre, o endereço padrão vai até o termo que está após a parte “.../sites/...”, o qual, no exemplo mostrado, é “Sharefile”.

Deste modo, basta copiar e apagar o que estiver após este termo:

https://hlvjb.sharepoint.com/sites/Sharefile

Esta parte da URL completa, é a que constitui o ponto de conexão. Também se faz necessário citar que esta conexão pode ser afetada por configurações de segurança aplicadas pela infraestrutura.

Com este endereço correto, no Power BI Desktop deve-se buscar pelo conector específico:

Partindo do menu “Página Inicial”, observando o grupo de comandos “Dados”, deve-se clicar diretamente sobre o ícone do comando “Obter dados”, como mostrado no passo 2, em vermelho, na imagem acima, para abrir a janela assistente completa, com todos os conectores. Em caso de se clicar na parte inferior do comando, onde está escrito “Obter dados”, como mostra a seta azul, na mesma imagem, deve-se então clicar na opção “Mais...”, como também está indicado.

De ambas as formas, se chegará ao menu principal:

Menu Principal de Conectores do Power BI Desktop

Nesta janela, deve-se procurar o conector do lado direito da mesma, ou se utilizar a caixa de pesquisa para encontrá-lo com mais rapidez:

Como mostra a imagem acima, escrever o termo “Lista”, na caixa de pesquisa, reduzirá o número de opções do lado direito da janela, resumindo as opções, às que contém tal termo.

Deve-se escolher a opção “Lista do SharePoint Online” para a conexão via WEB. A segunda opção, “Lista do SharePoint”, serve às conexões locais, via servidor.

Com dois cliques sobre a opção correta, esta janela se fechará, e a próxima, de conexão, se abrirá.

Nesta janela de conexão deve-se observar o que deve ser informado, e o que deve ser configurado:

Na parte superior, em “URL do site”, deve ser preenchido o endereço da URL, aquela parte válida, citada anteriormente, no início deste tutorial. Em "Implementação", como indica o passo 2, deve-se manter a versão 2.0, mais moderna. E por fim, em “Opções Avançadas”, para efeito de otimização, deve-se abrir as opções, e escolher “Padrão”, que retornará apenas as colunas visíveis, ou seja, que compõe a “Exibição Padrão” da Lista, na tela do SharePoint Online, excluindo as colunas de configuração, criadas automaticamente pela aplicação.

A janela seguinte, de navegação nos objetos da fonte de dados, mostrará tudo o que está contido na URL raíz:

Neste ponto, tal qual ocorre com a conexão com Pastas do SharePoint, é importantíssimo ter ciência de que é necessário saber de antemão, qual é o objeto desejado, para selecioná-lo, pois a seleção de todos, levará a um erro da conexão.

Identificado o objeto desejado para conexão, deve-se marcar a caixa de seleção deste, para habilitar os botões no rodapé da janela:

Por questão de boa prática, recomenda-se clicar no botão “Transformar Dados”, indicado no passo 2 da imagem acima, para que se tenha acesso à interface do Editor de Consultas do Power Query, e dispor de todos os seus recursos para tratamento e transformação dos dados com os quais se está trabalhando.

Isto fechará a janela assistente de navegação, e trará para o primeiro plano a interface do Power Query:

Janela do Editor de Consultas do Power Query

Nesta interface, é recomendável que se analise os dados, e se aplique o tratamento necessário para que estes possam servir ao seu propósito adequadamente.

Se possuir uma assinatura do Microsoft 365 Para Grandes Empresas, também é possível estabelecer a mesma conexão, com o Microsoft Excel. Basta observar, no menu “Dados”, passo 1 na próxima imagem, o grupo de comandos “Obter e Transformar Dados”, que corresponde ao Power Query, e nele buscar as opções do comando “Obter Dados” (passo 2), então, “Dos Serviços Online” (passo 3), e em seguida, “Da Lista Online do SharePoint” como mostra o passo 4.

Isto abrirá a janela seguinte, de conexão à fonte, que é praticamente idêntica à janela do Power BI Desktop, e na qual deve-se proceder da mesma forma, como já descrito nos passos anteriores, para estabelecer o vínculo entre o projeto e a fonte de dados.

Novamente, dentro da Interface do Editor de Consultas do Power Query, deve-se lançar mão dos recursos disponíveis para preparar os dados da forma mais adequada à sua finalidade.

Também é possível estabelecer esta conexão através dos Fluxos de Dados do Serviço do Power BI, como se faz com outras fontes.

Uma vez escolhido o Workspace do projeto, deve-se criar um Fluxo de Dados.

Para isto, deve-se clicar no botão “+ Novo Item”, destacado em vermelho ao lado, para abrir a tela de navegação para escolha do recurso.

Na versão atual desta tela, esta janela se abrirá ao lado direito da tela do computador, mostrando todas as opções disponíveis, dentre as quais, deve-se escolher o “Fluxo de dados Gen1”, destacado em vermelho na imagem ilustrativa.

Este recurso será suficiente para o propósito.

Em seguida, este painel se fechará, e ao centro da tela se observará a ilustração mostrada na próxima imagem.

Nesta janela, se deve escolher, como destacado, a opção “Definir novas tabelas”, para se ter acesso ao Power Query Online, e aos conectores disponíveis.

Identificado o conector “Lista do SharePoint Online”, destacado em vermelho na imagem anterior, basta clicar sobre ele, para avançar no procedimento:

A tela mudará automaticamente, e mostrará a configuração da conexão da forma que aparece abaixo.

O primeiro passo, novamente, é o de preenchimento da URL padrão do SharePoint para a conexão com a raíz do armazenamento.

Ao se inserir ou digitar a URL, o formato da janela se alterará novamente, e ficará como mostrado na próxima imagem, mais simples:

Deve-se escolher, da mesma forma como no Power BI Desktop, e já descrito anteriormente, determinando a Implementação na versão 2.0 – e o Modo de Exibição em “Padrão”, para evitar onerar a consulta com colunas desnecessárias ao escopo da análise de dados.

Para prosseguir com a conexão, deve-se clicar no botão “Próximo” no rodapé da página, como destacado na imagem anterior.

Isto conduzirá à janela intermediária de navegação, onde, como já mencionado e mostrado anteriormente, deve-se ter o cuidado de escolher no painel à esquerda, o objeto desejado para a conexão, marcando sua respectiva caixa de seleção, e posteriormente, clicando no botão “Transformar Dados”, no rodapé da janela, como mostra a próxima imagem.

Este tutorial não pretende entrar no mérito da preparação de dados, mas é importante destacar, mais uma vez, que se aproveite os recursos oferecidos pelo Power Query para, no mínimo, realizar a correta tipificação dos dados, e a limpeza das cadeias de caracteres tipificadas como “texto”, para que os dados se apresentem minimamente adequados às etapas seguintes do projeto.

Uma vez realizada a devida preparação, deve-se finalizar o processo, clicando no botão “Salvar e fechar”, no rodapé da página, e devidamente sinalizado na próxima imagem:

Se foi criado um Fluxo novo, como descrito aqui, o Power Query Online fechará sua janela, processará a conexão, e o Serviço do Power BI mostrará em seguida a seguinte imagem ao centro da tela, para que se nomeie este Fluxo de Dados:

Deve-se aproveitar para documentar minimamente este fluxo, facilitando a compreensão dele no futuro, para todos os profissionais envolvidos.

Basta clicar no botão “Salvar”, para fechar esta janela de comunicação, e passar ao último passo, onde se deve “forçar” a primeira atualização dos dados, clicando no botão “Atualizar agora”, mostrado na imagem abaixo:

A vantagem de se utilizar o Fluxo de Dados do Serviço do Power BI Online, é a possibilidade de agendar atualizações diárias através de seu mecanismo padrão.

Para acessá-lo e proceder tal agendamento, basta observar a linha do Fluxo na exibição da página, e procurar o ícone sinalizado em vermelho, na imagem abaixo:

Clicando nele, a página mostrará a tela de configuração do agendamento:

Listas do SharePoint Online dispensam a conexão com Data Gateways, portanto, basta estabelecer o fuso horário adequado ao cenário do projeto, como mostra o passo 1; ativar o processo de atualização, passo 2; definir a frequência, como mostra o passo 3; estabelecer os dias ou horários, como mostra o passo 4; e, por fim, finalizar o processo, clicando no botão “Aplicar”, como mostra o passo 5.

Desta forma, esta Lista do SharePoint se atualizará automaticamente, e estará disponível via Fluxo de Dados para ser utilizada em cada projeto onde se mostre necessária.